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Bei der Barlohnumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer auf eine kommende Gehaltserhöhung oder auch auf einen Teil seines bestehenden Gehalts. Im Gegenzug stellt ihm sein Arbeitgeber, meist kostenlos, ein E-Bike als Dienstrad zur Verfügung, das der Arbeitnehmer auch privat nutzen kann. Hierzu schließt der Arbeitgeber einen Rahmenvertrag mit einer Leasingfirma über meist 36 Monate ab. Bei einem Vertragshändler wählt der Mitarbeiter dann ein Rad aus, das er gegebenenfalls nach der Leasingzeit privat übernehmen kann.
Der Arbeitnehmer braucht das E-Bike nicht von seinem Privatgeld zu kaufen, sondern erhält es von seinem Arbeitgeber, inklusive einer Versicherung. Er versteuert als geldwerten Vorteil nur 1 Prozent des Bruttolistenpreises, bei einem regulären Kaufpreis des Fahrrads von 2500 € wären das 25 € im Monat. Dementsprechend sind auch die Sozialabgaben geringer als bei einer regulären Gehaltserhöhung. Als Vorteil gegenüber einem Firmenwagen braucht der Arbeitnehmer die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nicht als geldwerten Vorteil zu versteuern.
Der Arbeitgeber hingegen kann sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Dienstfahrrad wie Leasingraten und Versicherung als Betriebsausgaben absetzen.
Insgesamt sind die Berechnungsgrundlagen für Lohnsteuer und Sozialversicherung niedriger, so dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber hiervon profitieren können.
Die Leasinganbieter werben mit auffallend niedrigem Kaufpreis am Ende der Laufzeit. Sie betragen manchmal nur 10 % des Neupreises oder noch weniger. Erwirbt der Arbeitnehmer tatsächlich am Ende das Fahrrad zum Preis von 10 % des Neupreises, schlägt das Finanzamt zu. Wenn der Arbeitnehmer nicht nachweisen kann, dass das Rad wirklich fast nichts mehr wert ist, unterstellt die Finanzverwaltung einen Wert von 40 % der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers. Auf die 30 % Differenz muss Lohnsteuer gezahlt werden, obwohl faktisch kein Geld fließt. Dies gilt unabhängig davon, von wem der Arbeitnehmer letztendlich das Fahrrad erwirbt.
Das noch größere Risiko trägt der Arbeitgeber. Die Überlassung des Dienstrads und das Bestehen einer Kaufoption für den Arbeitnehmer könnten dazu führen, dass der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Eigentümer angesehen wird. In dem Fall könnte das Finanzamt das Leasingverhältnis als Mietkauf des Arbeitnehmers ansehen. Dann würden die gezahlten Leasingraten und die Versicherung als vom Arbeitgeber gewährter Nettolohn angesehen und hierauf rückwirkend Lohnsteuer und Sozialversicherung nacherhoben. Hinzu kämen 6 % Zinsen p.a. für die Vergangenheit. Der Schaden übersteigt bei weitem die ursprüngliche steuerliche Vorteilhaftigkeit.
Der Arbeitgeber muss auf eine steuerkonforme Durchführung achten. Der mögliche Kaufpreis bei Vertragsende darf nicht unter dem des Händlers bei Wiederverkauf liegen. Zudem sollte er sich von dem Leasinganbieter bestätigen lassen, dass die steuerlichen Regeln eingehalten werden, die Arbeitnehmer gerade nicht über eine Kaufoption oder eine vergleichbare Zusage verfügen und der Anbieter ggf. sich bei einem Verstoß zum Schadensersatz verpflichtet. Der Arbeitgeber kann und muss sich vertraglich absichern. Am besten: altes E-Bike am Ende zurückgeben und ein neues holen!
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